【中國禮品網(wǎng)訊】書展、動(dòng)漫展、美食展、茶葉展、中醫(yī)藥展、珠寶展、鐘表展……提起香港每年的各類展覽，不少深圳市民如數(shù)家珍。近年，與深圳一河之隔的香港大力發(fā)展會(huì)展業(yè)，每年舉辦大大小小的展覽超過200個(gè)，單是由香港官方——貿(mào)易發(fā)展局領(lǐng)銜主辦的大型商貿(mào)展覽就有30幾個(gè)，涉及鐘表、玩具、禮品、皮革、時(shí)裝材料、美容、家庭用品、珠寶、時(shí)裝、燈飾、電子產(chǎn)品、餐飲以及旅游等方面。如今，香港已經(jīng)名副其實(shí)地成為世界會(huì)展業(yè)五大中心之一。如何在本地租金飛升、亞洲各城市大力發(fā)展會(huì)展業(yè)的夾擊之下保持產(chǎn)業(yè)的新鮮感和吸引力？遇到突發(fā)狀況怎樣通過啟動(dòng)快速應(yīng)變機(jī)制去確保大型展覽可以順利舉行？大型展覽對專業(yè)人士和圍觀民眾如何做到既分流又融合？在這背后，海量的細(xì)節(jié)會(huì)讓人感受到這個(gè)城市的人文溫暖脈搏。
 
　　當(dāng)會(huì)展遇上8號熱帶氣旋，快速應(yīng)變機(jī)制顯示強(qiáng)大威力
 
　　由于會(huì)展業(yè)能夠促進(jìn)和帶動(dòng)包括航空、物流、酒店、零售、飲食等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，因此被不少城市視為未來新興產(chǎn)業(yè)之一。據(jù)國際展覽協(xié)會(huì)測算，展商每投入1元錢，通過乘數(shù)效應(yīng)就會(huì)為當(dāng)?shù)仄渌袠I(yè)帶來約8元錢的貢獻(xiàn)。香港在上世紀(jì)90年代初開始大力發(fā)展會(huì)展經(jīng)濟(jì)，通過20多年的努力，現(xiàn)今已經(jīng)使其成為香港商貿(mào)的一張名片。被內(nèi)地人所熟知的香港會(huì)議展覽中心，每年有超過40個(gè)全球性頂尖活動(dòng)在這里舉行，基本涉及到世界上所有大型產(chǎn)業(yè)。
 
　　上月，深受香港人關(guān)注的美食博覽如期而至，由于考慮到體量和豐富度的原因，大會(huì)還安排了茶展和中醫(yī)藥展同時(shí)在香港會(huì)展中心舉行。與此次大型展覽不期而遇的是強(qiáng)臺(tái)風(fēng)“尤特”：當(dāng)時(shí)展覽的舉行日期是8月15日，而在14日的凌晨，香港天文臺(tái)發(fā)出8號熱帶氣旋警告信號；上班族休假、學(xué)生不用上學(xué)；港鐵等公共交通機(jī)構(gòu)宣布調(diào)整服務(wù)時(shí)間，一時(shí)間整個(gè)香港社會(huì)陷入“半癱瘓”狀態(tài)，這對于即將舉行大型展覽活動(dòng)的主辦方來說無疑為其帶來非常大的麻煩。
 
　　據(jù)香港貿(mào)發(fā)局媒體關(guān)系主管陳天心介紹，在8月13日組委會(huì)就收到關(guān)于臺(tái)風(fēng)即將到來的通知，但是臺(tái)風(fēng)等級有多高、會(huì)不會(huì)帶來嚴(yán)重威脅大家那時(shí)都不知道。不過，通過以往積累起來的經(jīng)驗(yàn)，組委會(huì)立刻啟動(dòng)快速應(yīng)機(jī)制對未來的可遇見風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研判。在當(dāng)天中午，他們就已經(jīng)達(dá)成共識(shí)，分頭去通知參展商提前進(jìn)駐布展。“其實(shí)提前布展所帶來的問題是顯而易見的，因?yàn)殛P(guān)乎到會(huì)展中心本身的運(yùn)營節(jié)奏，還有參展企業(yè)、運(yùn)輸業(yè)等相關(guān)機(jī)構(gòu)的時(shí)間表。例如會(huì)展中心方面必須加快基礎(chǔ)裝臺(tái)、布置的速度，如果他們完成不了的話，即使參展商提前趕來，還是不能安排他們對自己的展臺(tái)進(jìn)行裝飾。不過，之前我們也曾經(jīng)遇到過類似緊急的狀況，可以說有了非常豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，因此組委會(huì)決定實(shí)行臨時(shí)應(yīng)急機(jī)制，所有部門同事都立刻分頭聯(lián)系對接的部門、企業(yè)、參展商，從下午開始整個(gè)場館已經(jīng)進(jìn)入到‘臨時(shí)備戰(zhàn)’狀態(tài)，雖然已經(jīng)開始有雨，但是整個(gè)過程有條不紊地進(jìn)行，不少商家和志愿團(tuán)體到現(xiàn)在已經(jīng)非常熟悉我們這樣的運(yùn)作模式，他們也有相關(guān)的預(yù)案來配合我們的工作。”
 
　　8月15日，香港美食博覽如期而至，雖然臺(tái)風(fēng)帶來充沛的雨量，卻絲毫沒有淋熄民眾前來參觀和選購的熱情。與亞洲其他城市的會(huì)展業(yè)不同，香港的各種展覽除了有專業(yè)展之外，很多場次會(huì)開放給公眾進(jìn)行參與，例如書展、動(dòng)漫展、工展會(huì)等都會(huì)吸引超過百萬的人流。由于參觀人數(shù)眾多、場地密度非常大，因此如何疏導(dǎo)客流、避免發(fā)生意外成為了會(huì)展業(yè)必須解決的首要問題。
 
　　美食博覽首日，南都記者就以普通市民的身份體驗(yàn)了一把香港會(huì)展業(yè)強(qiáng)大而高效的疏導(dǎo)人流功能。香港會(huì)展中心由于緊靠香港灣仔地鐵站，因此從地鐵出口開始就可以感受到熱鬧的氣息。在灣仔地鐵站A 5出口，一早就有醒目的標(biāo)志來提醒民眾到達(dá)會(huì)展中心的路線圖。從地鐵站到展覽的入口處，直線距離大概有1000米左右，由于開幕儀式正處于香港人的上班時(shí)間，因此還沒有到人滿為患的階段，但是記者留意到，在通往展會(huì)的必經(jīng)之路的中間，已經(jīng)有警員在擺放鐵馬，各種維持秩序和防雨的工具也已經(jīng)被準(zhǔn)備好，視人流的增多而采取更為多變的疏導(dǎo)措施。
 
　　有現(xiàn)場的工作人員對記者介紹，由于香港會(huì)展業(yè)到了非常成熟的階段，所以即使遇上這次8號熱帶氣旋他們也不會(huì)太過緊張。增加鐵馬和警戒線是因?yàn)橄愀廴藢γ朗硨?shí)在太過喜愛，不少師奶們甚至拿著手推車來入貨，為了維持正常秩序，所以通往會(huì)場的道路必須要實(shí)行這樣的措施。但是他們手上還有很多緊急的備案，例如在下午六七點(diǎn)人流最多的時(shí)候，除了安排警務(wù)人員和義工進(jìn)行維持秩序之外，還會(huì)跟周邊的寫字樓商量，通過借用空間進(jìn)行繞道的方式來減低行進(jìn)速度和擁擠感，同時(shí)會(huì)增加會(huì)場的出口個(gè)數(shù)，將意外發(fā)生的概率減到最低。
 
　　在當(dāng)天傍晚客流最為密集的時(shí)候，南都記者在現(xiàn)場看到整個(gè)進(jìn)場準(zhǔn)備參加美食博覽的隊(duì)伍非常龐大，但秩序井然，不少工作人員通過“大聲公”、標(biāo)牌、團(tuán)隊(duì)旗幟等方式對客流進(jìn)行疏導(dǎo)。有下班后冒著大雨專門過來品嘗美食的香港市民表示，她參加這樣的展會(huì)已經(jīng)很多次了，哪里有巴士、哪里坐渡輪、哪里上港鐵都心里有數(shù)。同時(shí)她對人多容易發(fā)生意外這樣的事情并不擔(dān)心，“聽從工作人員指揮就好了，他們非常的專業(yè)，香港人都很相信他們。”
 
　　每一個(gè)專業(yè)展會(huì)過后都會(huì)啟動(dòng)評價(jià)機(jī)制、改善機(jī)制和修復(fù)機(jī)制
 
　　不少內(nèi)地人對香港的會(huì)展業(yè)既好奇又陌生，好奇的是因?yàn)樵谶@里可以了解到一個(gè)行業(yè)在全球的最新資訊和現(xiàn)實(shí)狀況，但是他們又對國際性的展會(huì)流程和如何加入到這個(gè)大家庭感到非常陌生。來自內(nèi)地陜西的熊美蓮是保健食品的供應(yīng)商，這是她第一次代表企業(yè)來香港進(jìn)行參展。
 
　　與其他城市的展會(huì)相比，她用“專業(yè)、細(xì)節(jié)、溫暖”來形容本次到港的感受。她表示，由于第一參加這樣國際性的展會(huì)，很多事項(xiàng)都不是太清楚，但主辦方卻會(huì)提供非常細(xì)致的流程和安排給每一家參展企業(yè)：在展會(huì)開展的前幾個(gè)月就接到香港方面的邀請；報(bào)名參展的流程和內(nèi)容在相關(guān)的網(wǎng)站上可以下載，每個(gè)部分都寫得詳細(xì)易懂，即使是新手都可以此進(jìn)行操作；到港后會(huì)展中心這邊有專職人士進(jìn)行跟進(jìn)與溝通；如果在布展過程中遇到困難，旁邊就設(shè)有客戶咨詢處，可以馬上對問題進(jìn)行解決；組委會(huì)還會(huì)啟動(dòng)臨時(shí)應(yīng)急流程，對一些趕不上報(bào)名卻很想現(xiàn)場進(jìn)行參展的商戶開辟了綠色通道……她認(rèn)為，一個(gè)既代表行業(yè)宏觀潮流又能提供溫暖細(xì)致服務(wù)的展會(huì)才是參展商最希望參與的。
 
　　香港貿(mào)發(fā)局總裁林天福認(rèn)為，香港的會(huì)展業(yè)其實(shí)其絕對發(fā)展時(shí)間并不長，到今天這樣的規(guī)模和成績是靠經(jīng)驗(yàn)累積和不斷尋找更好的改進(jìn)方式而形成。今年的美食博覽，一方面這是大會(huì)組織方的努力，不斷邀請全球更多的企業(yè)和機(jī)構(gòu)前來了解香港、了解我們的會(huì)展業(yè)，另一方面有不少商家是通過其他機(jī)構(gòu)介紹而過來參展的，這說明我們在服務(wù)和口碑上有了提升，人家對你這個(gè)平臺(tái)感到滿意，能在你這里確實(shí)找到貿(mào)易伙伴，不然的話人家下次就不會(huì)再來。林天福還表示，每一個(gè)專業(yè)展會(huì)過后它們內(nèi)部都會(huì)啟動(dòng)評價(jià)機(jī)制、改善機(jī)制和修復(fù)機(jī)制，對展覽所暴露的問題或客戶所反映的情況進(jìn)行追蹤，在下一次進(jìn)行展會(huì)時(shí)會(huì)對這些問題重點(diǎn)關(guān)注。例如今年為了提升商家們“配對”的效率，主辦方在之前特別邀請部分著名的零售及代理在博覽會(huì)中設(shè)立了買家展位，并按照他們的采購需求預(yù)先提供有意向的、相對合適的參展商，并安排它們在展位會(huì)面洽談。這樣做的好處就是可以幫助參展商聯(lián)系到高素質(zhì)的買家，增加產(chǎn)品曝光的機(jī)會(huì)，同時(shí)也能提高買家采購的效率。
 
　　香港會(huì)展業(yè)的專業(yè)和高效是在全世界都非常有名的，有了以往的經(jīng)驗(yàn)，他們在安排場次的時(shí)候更顯得匠心獨(dú)運(yùn)，既讓專業(yè)買家覺得方便、自如、沒有太多的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也開設(shè)了大眾場次，讓現(xiàn)場的商家感受到市場的活力，提高繼續(xù)參展的信心，這里面的“度”值得其他城市的會(huì)展行業(yè)從業(yè)者學(xué)習(xí)。例如第5屆香港國際茶展也在上個(gè)月舉行，包括中國、印度尼西亞、伊朗、日本、韓國、南非等二十幾個(gè)國家和地區(qū)都前來參展。為了能更好地讓商家之間達(dá)成貿(mào)易協(xié)議，大會(huì)采取了“前兩天展覽只供業(yè)內(nèi)人士參觀，第三天開放給公眾憑票入場”的方式。此外，為了提高參展商的興趣，同時(shí)吸引大眾眼球，大會(huì)特別舉辦了非常有趣味性和話題性的“國際名茶比賽”，來自世界各地的專業(yè)茶評家以盲評的方式來選出優(yōu)秀茶葉。而在展覽后，這些茶葉會(huì)在香港的酒店食肆供市民免費(fèi)品嘗，同時(shí)“國際金茶王大賽”總決賽會(huì)在茶展公眾日舉行，消息一出，立刻在香港的網(wǎng)絡(luò)上引起非常強(qiáng)烈的討論。
 
　　有香港商業(yè)資深人士表示，其實(shí)香港會(huì)展業(yè)的硬件在全亞洲不算是最頂級的，包括租金和附近酒店物流等配套設(shè)施都有改善的空間，但是為什么這么多企業(yè)和機(jī)構(gòu)每年都風(fēng)雨無阻地過來參展，這是值得業(yè)界深思的問題。
 
　　他認(rèn)為香港會(huì)展業(yè)的很多細(xì)節(jié)值得其他城市進(jìn)行參考和借鑒，例如博覽會(huì)分專業(yè)場和公眾場能提高各自的效率；對于某些團(tuán)體和機(jī)構(gòu)提供綠色通道服務(wù)，對殘疾人團(tuán)體、兒童團(tuán)體、訪港團(tuán)體等都有相應(yīng)的預(yù)案和專場；和其他行業(yè)、部門、團(tuán)體如安保、運(yùn)輸、物流、志愿團(tuán)體保持著暢通的溝通渠道；與其他城市注重儀式和任務(wù)相比，香港的會(huì)展更加務(wù)實(shí)，因此成交率更高，“想說的是，世界上還有其他城市的人會(huì)像香港人那樣冒著臺(tái)風(fēng)、呼朋喚友地參加展會(huì)嗎？這是會(huì)展業(yè)已經(jīng)在香港人的心里已經(jīng)有比較重要的位置，大有一呼百應(yīng)的效果。同時(shí)他們顯然對會(huì)展組委會(huì)的組織、安排、安保等方面很有信心才來的，會(huì)展業(yè)能持續(xù)發(fā)展靠的是參展商和公眾的共同作用，香港會(huì)展業(yè)在這方面的確做得很不錯(cuò)。”
 
　　細(xì)節(jié)參考
 
　　如果想辦好一個(gè)大型展覽，下面這些香港會(huì)展經(jīng)驗(yàn)或許能給你帶來靈感。
 
　　社會(huì)名流參與“搞搞新意思”
 
　　為了吸引更多的眼球，香港每次舉行大型展會(huì)都會(huì)請社會(huì)名人來“搞搞新意思”，希望通過名人效應(yīng)來提升外界的關(guān)注度。例如這次的美食博覽，主辦方就請來香港著名旅游飲食作家歐陽應(yīng)霽推出“灣仔飲食文化地圖”，免費(fèi)介紹會(huì)展中心附近的美食好去處。主辦機(jī)構(gòu)認(rèn)為，一個(gè)展覽其實(shí)需要延伸出很多不同的東西給遠(yuǎn)道而來的客人，雖然參展是最主要的行程，但是能領(lǐng)略當(dāng)?shù)氐娜宋呐c風(fēng)情也是非常重要的。因此針對會(huì)展中心附近的餐飲，特別制作出這款飲食文化地圖，是希望外來參加展會(huì)的工作人員在閑時(shí)也能好好地感受香港的文化餐飲，對香港的商貿(mào)有更感性的認(rèn)識(shí)。此外，在展館的附近主辦方都會(huì)因應(yīng)場地的特性擺放一些相關(guān)的文化展示，例如有兒童填色繪畫比賽作品展等，趣味性非常強(qiáng)。
 
　　開設(shè)“晚市”，下班白領(lǐng)也方便來逛
 
　　主辦方或參展商為激發(fā)民眾參與的熱情，經(jīng)常會(huì)以非常吸引的噱頭制造出轟動(dòng)效應(yīng)提升輿論話題。為了顧及香港上班一族的作息時(shí)間，很多展覽都會(huì)增設(shè)“晚市”，讓剛下班的白領(lǐng)們也可以過來感受熱鬧的氣氛、同時(shí)將比較優(yōu)惠的商品帶回家，這樣的做法已經(jīng)成為香港會(huì)展業(yè)的一條不成文的規(guī)矩。其次，商家們?yōu)榱藬U(kuò)大知名度和爭取上頭版吸引眼球，不惜下重本來吸引公眾的視線，例如“一元錢鏟鮑魚”由于話題勁爆讓整個(gè)片區(qū)人滿為患，成為那幾天香港人茶余飯后都會(huì)提及的話題，展會(huì)也因此得到了免費(fèi)的廣泛宣傳。
 
　　電子科技在會(huì)展上得到廣泛應(yīng)用
 
　　香港的會(huì)展業(yè)與電子科技技術(shù)結(jié)合得很緊密，大會(huì)每年都會(huì)推出一些新的東西來刺激行業(yè)的發(fā)展。例如今年就將相關(guān)的應(yīng)用進(jìn)行了升級，方便不熟悉會(huì)展中心的客戶和參觀人員免費(fèi)下載。只要打開它，使用者只要輸入自己想到達(dá)的場地代碼或客戶名稱，這個(gè)應(yīng)用就立刻顯示出你現(xiàn)在的位置與目的地之間最佳路線圖，而且是帶有立體的效果，可以說不用求助工作人員就可以輕松找到。此外，這種A PP也會(huì)提示當(dāng)天展會(huì)的最新安排和注意事項(xiàng)，讓參會(huì)者不會(huì)錯(cuò)過里面的大型表演、比賽、試吃體驗(yàn)活動(dòng)等。